Vacature allround secretaresse – 24-28 uur

 
Wil jij werken in een groeiende organisatie en dynamische omgeving binnen het monumentaal vastgoed? Waar jij de spin in het web bent voor alle ondersteunende processen in de organisatie.
Ga dan aan de slag bij het Utrechts Monumentenfonds als allround secretaresse!

 
Het Utrechts Monumentenfonds
Wij zijn het Utrechts Monumentenfonds (UMF), dé monumentenorganisatie van en voor de stad Utrecht. Het UMF zet zich in voor de restauratie, ontwikkeling en instandhouding van gebouwd erfgoed in Utrecht. Wij zijn een vangnet voor erfgoed dat leegkomt, delen onze kennis en zetten ons in voor het toekomstbestendig maken van onze monumenten en erfgoed in de stad. Ons mooie monumentale kantoor staat in de prachtige binnenstad van Utrecht, in het hart van het Museumkwartier. Wij zijn bijzonder trots op onze status als landelijk erkende professionele organisatie voor het monumentenbehoud en de circa 2000 donateurs die ons een warm hart toedragen.

 
Wat ga je doen?
Als allround secretaresse bied je organisatorische en secretariële ondersteuning aan de directeur, op zodanige wijze dat zij haar taak optimaal kan uitvoeren. Je bent sparringpartner, rechterhand en de spin in het web voor alle ondersteunende processen in de organisatie en het is jouw ambitie degene die jij ondersteunt te laten excelleren. Tevens help je de organisatie verder op de kaart te zetten, door het verzorgen van externe communicatie onder andere via social media, nieuwsbrief en onze website. Ook pak je verschillende facilitaire taken op zoals het verzorgen van de voorraden op ons kantoor en organiseer je bijeenkomsten met onze donateurs en vrijwilligers. Daarnaast houd je je bezig met interne en externe verslaglegging en onze donateurs- en verhuuradministratie in Exact Online. En ben je het eerste aanspreekpunt voor onze externe partner die ons helpt in het verhuurproces van onze eenheden. We zoeken daarom iemand die het leuk vindt om allerhande zaken te regelen en te organiseren op secretarieel, en administratief gebied en daar veel energie uit haalt.

 
Wie zoeken wij?
We zoeken een ervaren secretaresse. Jij bent op jouw best in een compacte en dynamische organisatie, omdat je af en toe net die stap extra zet. Je werkt zelfstandig, neemt werk uit handen, anticipeert, stelt prioriteiten en beschikt over een helicopterview. Je bent analytisch ingesteld, nauwkeurig en tactvol. Daarnaast ben je een teamplayer en heb je uitstekende sociale, communicatieve en organisatorische vaardigheden. De juiste kandidaat is een ervaren, assertieve, intelligente en integere secretaresse met een open en positieve instelling. Je voelt je thuis in een dynamische en resultaatgerichte werkomgeving en heb je zin om samen met ons de schouders er onder te zetten.

 
We nodigen jou uit om te reageren als je beschikt over de volgende kwaliteiten:
 
• Je bent de ideale kandidaat met MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 10 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie. Ervaring op het gebied van verhuur van vastgoed is een pré.
• Je beschikt over een proactieve werkhouding, goede sociale vaardigheden en een karakter dat past in een kleine hardwerkende organisatie.
• Je staat stevig in jouw schoenen en hebt een flexibele werkhouding
• Je bent een kei in plannen en organiseren en houdt daarin het overzicht.
• Je zorgt voor een adequate verslaglegging van overleggen (met behulp van laptop) zoals de bestuursvergadering.
• Je beheert het verhuur en algemene archief en bewaakt de inrichting hiervan
• Je werkt zelfstandig, neemt werk uit handen, anticipeert en stelt prioriteiten
• Je bent klantvriendelijk, mensgericht en je kunt goed multitasken.
• Je bent nauwkeurig, goed met taal en hebt een scherpe blik.
• Je bent flexibel, praktisch ingesteld en beschikt over een hands-on mentaliteit.
• Je hebt uitstekende kennis van MS Office; Outlook, Word, Excel en Powerpoint.
• En bij voorkeur al gewerkt met Exact Globe of Exact Online of vergelijkbare boekhoudsoftware.

 
Wat bieden wij?
Wij bieden je een 24-28-urige werkweek met veel verantwoordelijkheid in een diverse omgeving
Met een informele werksfeer, een professionele werkhouding, onze prachtige monumenten, fijne collega’s en leuke teamactiviteiten, bieden wij een fantastische werkomgeving. Een afwisselende functie met persoonlijke en professionele groeikansen binnen een groeiende organisatie, in een doel- en resultaatgerichte omgeving, waarin vrijheid en zelfstandigheid centraal staan. Natuurlijk kan er worden gerekend op een marktconform salaris en prima secundaire arbeidsvoorwaarden vanuit de Cao Woondiensten zoals ruim 26 vakantiedagen (bij fulltime dienstverband), tijd- en flexibiliteit om hybride te werken in overleg met de directeur en ruimte voor jouw persoonlijke ontwikkeling.
De functie is gewaardeerd in schaal G van de Cao Woondiensten, met een maximaal salaris van
€ 3.754,- bruto (bij fulltime).

 
Interesse?
Ben jij op je best in een diverse functie, heb je passie voor onze monumentale binnenstad en heb je zin om ons team te komen versterken? Richt dan jouw sollicitatie aan: info@umf.nu.
 
Solliciteren kan tot 1 februari 2022. De eerste ronde sollicitatiegesprekken vindt plaats op 4 en 8 februari 2022, een eventueel tweede gesprek volgt op 23 februari 2022.
De beoogde startdatum is 1 april aanstaande.
 
 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.